Betingelser for 2019

Stand- og lokaleleje

 

Fordeling af stande

Standene fordeles ud fra prioriterede ønsker, som oplyses ved tilmelding, og efterfølgende dialog. Der er altså ikke tale om fordeling efter ’først til mølle’.

Undtaget fra denne proces er de forhåndsbestilte stande, som vores interessemedlemmer i perioden fra den 1. marts til den 25. marts 2019 får eksklusiv ret til at fordele mellem sig, ligeledes i dialog med sekretariatet.

Brug af stande

De udlejede stande kan ikke uden Danske Beredskabers skriftlige samtykke benyttes til andet formål end beredskabsrelateret udstilling. Der må ikke udstilles andre ting/emner, som ikke naturligt hører ind under dette emne, eller ting/emner, der strider mod Danske Beredskabers interesser og politikker.

Bemærk særligt, at der i Sparekassen Fyn Arena alene må udstilles særligt pladskrævende og tungt materiel/køretøjer. Hvis dette krav ikke overholdes, opkræves samme kvadratmeterpris som for Hal A.

Til sikkerhed for udstillers evt. forpligtelser, efterbetalinger mv., opkræves ved tilmelding et depositum på kr. 5.000,-, uanset standens størrelse.

Depositum kan benyttes til modregning af tilkøb under udstillingen eller henstår som sikkerhed for Danske Beredskabers eller OCCs krav over for udstillere, fx ved for tidlig afgang fra standen torsdag den 29. august  eller for tilkøb af standmateriale. Såfremt der intet udestående er efter Årsmødet, og alle vilkår er overholdt, tilbageføres depositum hurtigst muligt efter Årsmødet, forventeligt ultimo september.

Afmelding

Ved afmelding af udstillerdeltagelse/stand inden 1. maj 2019 kan dette ske uden beregning. Ved afmelding inden 1. juli betales 50 procent af deltager-/standpris. Herefter betales hele beløbet.

Praktisk

Hallerne aflåses uden for udstillingens åbningstider, og OCCs vagt passer naturligvis på området.

Forud for Årsmødet – når udstillerne har modtaget deres standplacering – udsender OCC informations- og bestillingsmateriale til udstillerne. OCC tager dialogen med de enkelte udstillere og behandler/effektuerer disse bestillinger. Dette være sig bestilling af tekniske installationer, standmateriale, møbler, belysning, tæpper, ekstra vægge m.m.

Under udstillingen er OCCs tekniske kontor bemandet for eventuel hjælp og vejledning.

I brandpunkternes åbningstider tilbydes der fri adgang til drikkevarer og stilleområde for udstillerne i Lokale Fyn. Forplejning under opbygning og nedtagning af stande skal særskilt bestilles hos OCC.

Udstillere kan gratis få fire personer med pr. købt standardstand. Yderligere personer skal betale for de faktiske omkostninger for drikkevarer m.v.

Der er daglig rengøring, opvarmning/køling og fri wifi i hallerne inkluderet i standprisen.

Udenfor hallerne reserveres et område med gratis parkering for udstillere.

Temacafeer

Brug af lokaler til temacafeer skal ske i overensstemmelse med OCCs retningslinjer herom, herunder hvis der udskænkes eller serveres, spilles musik m.v. Alle udgifter til arrangement i caféen afholdes af udstiller.

Opstilling

Opstilling kan foregå:

Tirsdag den 27. august kl. 08.00 – 21.00

Onsdag den 28. august kl. 07.00 – 09.00

Nedtagning

Nedtagning kan foregå:

Torsdag den 29. august kl. 17.00 – 22.00

Sparekassen Fyn Arena skal være ryddet fredag morgen kl. 08.00. Derfor kan nedtagning udelukkende finde sted torsdag.

Øvrige stande i Hal A kan fortsat ryddes fredag den 30. august kl. 08.00 – 16.00.

Gods

Fremsendelse af gods aftales med OCC, men kan tidligst ske tirsdag den 27. august kl. 08.00.

Afhentning af gods skal ske senest fredag den 30. august kl. 15.00.

Danske Beredskaber og OCC har ikke mulighed for at varetage aflæsning, transport samt opbevaring af messe- og tomgods. Der henvises til OCCs lokale messespeditør ST Messe Logistik v/Steen Thorvaldsson, tlf. 22 96 81 83 – messe@stml.dk, som har kontor på OCC.

Ovennævnte tider er vejledende og kan blive ændret, når det endelige program foreligger. Adgang uden for ovennævnte tidspunkter, åbning og lukning af udstillingshal aftales ligeledes forud for arrangementet.

Støj

I begge haller gælder, at der skal tages almindeligt hensyn og ikke støjes til gene for andre. I arenaen gælder, at der i kortvarige intervaller, under hensyn til andre, dog aldrig, mens der er aktivitet på scenen, må bruges maskiner mv., eksempelvis frigørelsesværktøj, motorer mv.

Al brug af maskiner skal begrænses til kortvarige demonstrationer, helst ikke over et minut. Ved brug af maskiner skal gældende sikkerhedsregler for bruger og andre tilskuere/deltagere overholdes, således at eksempelvis spild, splinter og enkelte gnister håndteres sikkerhedsmæssigt forsvarligt. Bemærk at røgudvikling ikke må udløse sprinkler og ABA.

Øvrig brug af maskiner mv. henvises til det udendørs demonstrationsareal.

Brug af vand og skum er ikke tilladt af hensyn til føring af strøm mv. i kanaler i gulvet.

Brug af åben ild er ikke tilladt af hensyn til brandsikkerheden og regler for varsling, brandvagt mv.

Erstatningsansvar og rettigheder

Udstiller hæfter direkte over for Danske Beredskaber for uagtsomme eller forsætlige beskadigelser af det lejede forvoldt af udstillere og disses folk samt udstillers inviterede gæster. Ligeledes er arrangøren erstatningsansvarlig over for publikum i tilfælde, hvor OCC eller Danske Beredskabers forsikring ikke dækker.

Eventuelle afgifter til licenser, Koda/GRAMEX eller andre rettighedshavere og lignende afholdes af udstiller og er Danske Beredskaber uvedkommende.

Det påhviler udstiller behørigt at indberette arrangementet forud for åbning, såfremt der forekommer salg direkte fra messestandene.

Udstiller er ansvarlig for det tab, OCC måtte lide som følge af, at udstillerne eller disses folk ikke har forladt det lejede ved lejemålets ophør eller fjernet de af dem tilhørende effekter.

De til enhver tid gældende ”Regler og retningslinjer 1-4” for benyttelse af OCCs lokaler er gældende.

Annoncering

 

Annoncering på hjemmeside og i app

Det er muligt at annoncere på vores årsmødehjemmeside og i vores app med bannerreklamer.

På hjemmesiden er det muligt at vælge enten topbanner eller sidebanner. I app’en er det muligt at tilkøbe banner.

Vær opmærksom på, at topbanner vises på alle computere samt på tablet. Sidebanner vises på computerskærme, hvor der er plads til det, og som udgangspunkt ikke på tablets. Hverken topbanner eller sidebanner vises på telefoner.

Bannerreklamer leveres til Danske Beredskaber i en færdig JPG-fil eller gif-fil.

Mål på bannerne til hjemmeside er:

Topbanner: 970×150 pixels – MEN topbanner bør leveres i dobbelt størrelse for at sikre, at banneret også står skarpt på tablet

Sidebanner: 162×615 pixels

Mål på bannerne til app’en er:

Banner: 828×200 pixels

Vi kan løbende lægge bannerreklamerne på, så udstillere er velkomne til at sende dem til os hurtigst muligt efter tilmelding. Vi skal dog senest have dem i hænde den 1. august 2019. Send bannerne til post@danskeberedskaber.dk

Bannerreklame på Ørbækvej

På Ørbækvej ind mod Odense, hvor der dagligt passerer cirka 30.000 biler, kan vi tilbyde opsætning af i alt fire bannere.

Bannerne er 314 centimeter høje og 147 centimeter bredde.

Opsætning sker cirka 14 dage før Årsmødet. Det eneste krav til indhold er, at der et sted på banneret nævnes, at Danske Beredskaber holder årsmøde i Odense Congress Center den 29.-30. august 2018. Det kan også ske ved en ’indirekte’ henvisning, fx ved en tekst a la: ”Mød os på stand x på Danske Beredskabers årsmøde den 28.-29. august 2019.”

Der skal leveres færdig fil med bannertekst og baggrund/foto, for hvilke rettigheder udstiller selv er ansvarlig. Vi anviser de nærmere tekniske detaljer.

Bannerne udbydes først blandt interessemedlemmer, og er de ikke solgt her, udbydes de samtidig med standene. Der gælder først til mølle på bannerne, og aftalen er bindende med det samme.

Pris pr. banner for hele perioden på cirka 14 dage er inklusiv produktion jf. leveret fil og opsætning og nedtagning.

Materiale i muleposer

Danske Beredskaber uddeler en mulepose til alle deltagere ved registrering i årsmødesekretariatet.

Udstillere kan få materiale svarende til maksimalt én A4-side og én lettere/mindre effekt placeret muleposen. Der tages forbehold for plads i posen, hvorefter udvalgt materiale i stedet uddeles separat ved sekretariatet.


Priser

Find alle priser her.


Regler og retningslinjer

Læs Odense Congress Centers regler og retningslinjer 1-4 her.